2 C
Vilkaviškis
2023 / 02 / 01

Kaip sumažinti arba visai išbraukti iš savo darbotvarkės nereikalingus susitikimus?

Ar jau skaitėte?

Skaitomiausi

Kasdieniai pokalbiai su komanda, strategijų sesijos, savaitės veiksmų aptarimai, finansinės apžvalgos, metinės ir ketvirtinės ataskaitos, valdybos posėdžiai. Ar kada nors pagalvojote, kad jūsų darbotvarkėje yra per daug susitikimų?

- Reklama -

Jei taip, jūs ne vieni. Remiantis Australijos technologijų bendrovės „Atlassian“ tyrimais, vidutinis darbuotojas kiekvieną mėnesį dalyvauja 62 susitikimuose ir pusę jų įvardija kaip laiko švaistymą. Įdarbinimo konsultacijų bendrovės „Salary“ surinkti apklausų duomenys rodo, kad specialistai susitikimus vertina kaip „produktyvumo žudikus“ – jie demotyvuoja, vargina ir atima iš mūsų vertingą darbo laiką.

„Deel“ plėtros vadovė Vidurio ir Rytų Europoje Liina Laas,

Atėjus pandemijai reikalai tik pablogėjo. Anglijos nacionalinis ekonominių tyrimų biuras nustatė, kad dėl pandemijos nuotolinių susitikimų skaičius išaugo net 70 proc. – tai reiškia, kad reikia dar daugiau pastangų ir laiko, kad susikauptume darbe. Tačiau sutariama, kad susitikimai būtini, žinoma, jei organizuojami tinkamai. Kaip pabrėžia nuotolinio darbuotojų samdymo startuolio „Deel“ plėtros vadovė Vidurio ir Rytų Europoje Liina Laas, „užuot visiškai juos panaikinus, pagrindinis iššūkis yra pašalinti iš mūsų darbotvarkės nereikalingus susitikimus ir užtikrinti, kad komanda susitiktų produktyviai ir naudingai.“ Bet kaip tai padaryti?

Mažiau yra daugiau

Svarbu įsidėmėti du dalykus. Pirmasis yra kiekybinis, sutelkiant dėmesį į tai, kaip galime sumažinti nereikalingų susitikimų, užkemšančių mūsų darbo dieną, skaičių. Antrasis susijęs su kokybe, siekiant išsiaiškinti, kaip galime padaryti susitikimus kuo veiksmingesnius. Aptarkime pirmąjį.

Galioja sena gera tiesa: „mažiau yra daugiau“. Kaip galime tai įgyvendinti? Pasakyti „ne“ gali būti sunku, tačiau tai pirmas ir svarbiausias žingsnis, siekiant sumažinti nereikalingų susitikimų.

L. Laas rekomenduoja savo darbotvarkėje numatyti susitikimų dieną. „Užuot nuolat turėję susitikimų visą savaitę, – sako ji, – skirkite tam vieną ar kelias konkrečias dienas. Tai ne tik sumažins susitikimų skaičių, bet ir padės susisteminti darbo savaitę. Pavyzdžiui, man pirmadienis yra geriausias metas pasiruošti savaitei, o penktadienis – apmąstyti tai, kas nuveikta. Tad susitikimus geriau planuoti savaitės viduryje. Taip kiti irgi išmoksta gerbti jūsų ribas ir nerezervuoti susitikimų be tinkamo planavimo ir išankstinių įspėjimų.“

- Reklama -

Žinoma, nepamirškime, kad susitikimai priklauso ne tik nuo jūsų, todėl labai svarbu su komanda susitarti dėl tinkamos dienos.

Kokybė, ne kiekybė

Nesvarbu, ar esate darbdavys, ar darbuotojas, kai kurie susitikimai yra tiesiog neišvengiami. Tokiais atvejais atkreipkite dėmesį į jų kokybę. Tai visų pirma apima susitikimų sutrumpinimą ir efektyvumą. Vadovai gali apriboti jų trukmę. Siekdami efektyvumo, pabandykite sumažinti dalyvaujančių žmonių skaičių. Geriausia, kad kiekvienas susitikime turėtų įgaliojimus priimti sprendimus, neieškodamas kitų pritarimo. Taip pat svarbu, kad visi žinotų aiškų susitikimo tikslą.

Remiantis „Harvard Business Review“ tyrimu, optimalus žmonių skaičius susitikime yra nuo penkių iki aštuonių. O kaip dėl trukmės? Akademinė nuomonė dėl idealaus susitikimo laiko ginčijama. Tačiau idealiu atveju jie turėtų trukti apie 30 minučių – būti trumpi ir koncentruoti.

Susitikimai taip pat turėtų turėti aiškią darbotvarkę – su ketinamomis aptarti temomis ir rezultatais, kurių tikimasi. Pasirūpinkite, kad dalyviams susitikimo darbotvarkė būtų parodyta iš anksto, kad jie turėtų laiko pasiruošti.

L. Laas teigimu, „nedalyvavimas susitikimuose ir informacijos slėpimas ne tik lemia prastos kokybės susitikimų rezultatus, bet ir gali sukelti nesusikalbėjimų komandose“. Ką tai reiškia? Tam, kad susitikimai iš tiesų turėtų prasmę, būtina užtikrinti, kad juose dalyvautų visi, kurių sprendimų tikimasi. Nebijokite reikšti savo nuomonės ir pasakyti, kai kas nors negerai.

Vadovaukitės šiais patarimais ir jūsų kalendorius ne tik bus lengviau planuojamas, bet ir susitikimai taps efektyvesni.

Renata Rimkutė

spot_img
spot_img

Naujasis statybų reglamentavimas: NT pirkėjas bus apsaugotas ar nuskriaustas?

Nuo kitų metų naują būstą bus galima pirkti tik visiškai baigtame pastate. Nuo 2024 metų sausio Lietuvoje įsigalios nauja Statybos įstatymo redakcija, kurioje numatoma, kad sandorius dėl naujų ar rekonstruotų gyvenamosios paskirties patalpų bus...

Šiuolaikiško gyvenimo būdo žala: mažas aktyvumas – kelias į sunkias ligas

Per šimtus tūkstančių metų žmogaus kūnas prisitaikė būti fiziškai aktyvus, veikti tiek uždarose patalpose, tiek lauke. Tačiau su kiekvienais metais reikia vis mažiau fizinių pastangų – nemažai darbų galima atlikti kompiuteriu, maistu pasirūpinti neišeinant...

Roberta Orlauskaitė: apie gyvenimą pakeitusią avariją ir misiją būti pavyzdžiu žmonėms su negalia

Lienas iš Lietuvoje veikiančių vaistinių tinklas ir toliau tęsia žmonėms su negalia skirtą lojalumo programą „Kartu vienas dėl kito“. Ja siekiama mažinti žmonių su negalia patiriamą finansinę naštą ir socialinę atskirtį, šviečiant visuomenę apie...

Smaližiaukite neišlaidaudami: vakarais „Iki“ konditerijos gaminiai – net 50 proc. pigiau

Pirmadienį, sausio 30-ąją, prekybos tinkle „Iki“ startavo dar vienas pasiūlymas, kuris padės pirkėjams sutaupyti. Nuo šiol po 20 val. visose „Iki“ parduotuvėse konditerijos gaminiams „Pagaminta IKI“ bus taikoma net 50 proc. nuolaida. Vaida Budrienė,...

ORAI: Šiandien daug kur protarpiais krituliai, vyraus šlapdriba

Šiandien daug kur protarpiais krituliai, vyraus šlapdriba. Kai kur šlapio sniego apdraba, galima silpna lijundra. Vėjas vakarinių krypčių, 8–13 m/s, vietomis gūsiai 15–17 m/s. Aukščiausia temperatūra 0–4 laipsniai šilumos. Vasario 2 d. daugelyje rajonų protarpiais...

Horoskopai vasario 1 dieniai

AVINASEsate išties mylimas ir geidžiamas. Viso labo turėtumėt atsakyti tuo pačiu. Tikėtinas vienas kitas nesusipratimas, bet nieko tokio, ko negalėtumėte sutvarkyti. Jūsų troškimai gali netikėtai išsipildyti, tad norėkite atsargiai.. JAUTISTinkamai įvertinkite įvykius, kurie šiandien atrodys...

Jaunos merginos ėmėsi verslo vardan gražių ir sveikų plaukų

Nors Simonai ir Aurelijai tik 23 metai, merginos jau kelerius metus drauge sėkmingai vysto verslą. Susipažino jos profesinėje mokykloj, kur Simona mokėsi kosmetologijos, o Aurelija – siuvimo amato. Ilgainiui merginos susibičiuliavo, tačiau šiandien jos...

„Iki“ mažina pieno produktų kainas

Prekybos tinklas „Iki“ nuo šiandien, sausio 31 d., mažina UAB „Pieno žvaigždės“ produktų kainas. Numatyta, kad atrinktų pieno produktų kainos mažės 2-6 proc. Pasak Nijolės Kvietkauskaitės, prekybos tinklo „Iki“ generalinės direktorės, tokį pokytį lėmė...

ORAI: Šiandien trumpi, nedideli krituliai, pūs smarkesnis nei įprastai vėjas

Šiandien kai kur, didesnė tikimybė rytiniuose rajonuose, numatomi trumpi, nedideli krituliai. Aukščiausia temperatūra 1–5 laipsniai šilumos. Vasario 1 d. daug kur krituliai (naktį vyraus sniegas, dieną – šlapdriba). Naktį vietomis plikledis. Naktį pajūryje pietvakarių, vakarų...

Horoskopai sausio 31 dienai

VINASJūsų nuotaika puiki, norisi tik linksmintis ir pramogauti. Žvaigždės jus palaiko, tad nerūpestingai leiskite savaitgalį. Ypač geri santykiai bus su vaikais ar jaunimu. Vienas kitą praturtinsite naujais įspūdžiais ir žiniomis. JAUTISPabandykite dar kartą įžvelgti teigiamą...

Perduodame telefoną, kompiuterį kitam asmeniui: kaip apsaugoti duomenis?

Padovanoti nebereikalingą, nenaudojamą kompiuterį į antras rankas – sveikintinas žingsnis. Tai kažkam suteiktų džiaugsmo, prailgintų prietaiso naudojimo laiką, pats prietaisas netaptų atliekomis, būtų tausojami energijos ir žaliavų ištekliai. Panašiai teisingas žingsnis būtų naudotą prietaisą...

Pakerėję kvapai virto į sėkmingą verslą

80 darbuotojų, socialiniai projektai, edukuojančios paskaitos, net 9 firminės parduotuvės ir dešimtys aukštos kokybės rankomis gaminamų aromaterapijos produktų visai šeimai – tai šiandieninis „aromáma“ veidas. Tačiau viskas prasidėjo nuo paaugliško susidomėjimo užburiančiu kvapų pasauliu. „Kai...

Horoskopai sausio 30 dienai

AVINASKažkas nori jus įtraukti į ginčą. Nepasiduokite provokuojamas. Nuostolių įsivėlęs neišvengsite. Užsiimkite aktyvia fizine veikla. JAUTISNesiimkite jokių papildomų darbų. Turint galvoje jūsų dabartines pareigas, jūs ir taip pakankamai apkrautas. Kol kas jaučiatės puikiai, bet artėjantį...

Atskleidė, kaip saugoti gamtą nenuskriaudžiant piniginės: „Svarbiausia – nebijoti gyventi ne iki galo tvariai“

Vidutiniškai kiekvienas žmogus išmeta beveik 37 kg drabužių per metus, rodo JAV atliktas tyrimas. Greitoji mada palieka didelį taršos pėdsaką Žemėje – drabužiams pagaminti naudojami milžiniški gamtinių išteklių kiekiai, o vėliau taip mylėtas garderobas...
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img
spot_img